La visualización de datos en presentaciones empresariales se ha transformado en un elemento clave para comunicar la información, impactando en la toma de decisiones de una empresa. ¿Cuántas veces hemos visto gráficos o leído un informe, sin entender su contenido?. Tenemos que saber cómo tratar los datos para que no estén sesgados o desvirtúen los objetivos de la presentación. Preparar presentaciones con datos es habitual en diferentes ámbitos de una empresa, desde el departamento comercial hasta el financiero.

Claves para la visualización de datos en presentaciones empresariales

Al haber tantos tipos de tablas y gráficas, no es muy fácil dar con la indicada, sin embargo, una sencilla reflexión basada en el libro de Gene Zelazny «Say it with Charts» (Dígalo con gráficas) nos ayudará a entender qué tipo de datos queremos representar y cuál es la mejor manera de hacerlo.

Paso 1: Decide el tipo de mensaje que quieres transmitir 

Existen cuatro tipos de mensaje que podemos transmitir con datos, cada uno con un significado diferente:

• • Una relación: Muestra una conexión o una correlación entre una o varias variables. 
  • Una distribución: En una distribución se pretende entender cuál es comportamiento de los datos; es decir, si existen patrones o agrupaciones 
  • Una comparación: Una comparación muestra cómo una serie de variables reaccionan frente a una variable común. 
  • Una composición: Por último, una composición recoge diferentes tipos de variables que pueden englobarse dentro de un mismo paraguas y las muestra todas juntas.  

Paso 2: Encuentra la gráfica que se adapte mejor a tus necesidades 

Ya hemos visto los cuatro tipos de mensajes que podemos transmitir con los datos, ahora solo falta seleccionar el tipo de gráfica recomendada que lo transmita más eficazmente. 

Los gráficos permiten presentar datos de manera clara, sencilla, concisa y, sobre todo, visual, lo que permite interpretar los datos de una presentación rápidamente, pero si no se seleccionan correctamente pueden prestar a confusión.

 Es necesario seleccionar el tipo de gráfico en función del contenido de la presentación. Aquí algunas referencias muy útiles: 

• The Data Visualization Catalogue. Imprescindible para elegir el tipo de gráfico y la aplicación para realizarlo. Ofrece alternativas a la visualización elegida.
• Visual vocabulary de Financial Times Data. En póster para tener impreso cerca. Explica cada gráfica con una breve descripción de uso. Muy útil.
• The Graphic continuum. Gráficas bajo seis categorías: distribución, tiempo, geolocalización… Una visión ordenada.
• Data Viz Project. Completo catálogo por tipos de gráficos y, muy útil, por forma de cargar los datos que tenemos. Tiene muy buenos ejemplos.

Paso 3: Escoge un buen diseño

Si queremos que nuestro público comprenda los datos que estamos mostrando tenemos que tener en cuenta una serie de consideraciones antes de añadir un gráfico a la presentación.

• Descartar cualquier tipo de información que no sea legible a la distancia donde estará situado el lector. 
• Unidades de medida: Los ejes de los gráficos representan las unidades de medida, para evitar confusiones es preferible no mezclarlas. Si las unidades son siempre metros es preferible no pasar a kilómetros en otros gráficos. Si todos tienen la misma dimensión es más fácil comprender la información. 
• Cronología: Es muy común crear gráficos de barras o de líneas para mostrar datos de progreso en un periodo de tiempo determinado. Cuando mostramos información por periodos de tiempo tenemos que seguir una cronología clara, si no tuviéramos datos de un periodo concreto es mejor dejarlo a 0 que saltarse ese dato.
• Etiquetas : Cuando usamos recursos gráficos en las presentaciones es posible editar el formato que tiene y añadirle diferentes etiquetas informativas. Estas etiquetas ayudan a interpretar la información del gráfico y debemos seleccionarlas correctamente. 

Finalmente, es importante recordar que el objetivo es que la gráfica sea eficaz. De nada sirve que la gráfica muestre unos resultados.

En Skilllab hemos ayudado a compañías de múltiples sectores en el fortalecimiento de sus habilidades para construir presentaciones impactantes que entreguen un mensaje efectivo y contundente. Si necesitas entrenar a su equipo, podemos ayudarlo. CONTÁCTANOS